Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – «Политика») Общества с ограниченной ответственностью «Торговый дом БФ» (далее – «Оператор») разработана во исполнение требований действующего законодательства о персональных данных, в частности, о наличии у операторов-юридических лиц документов, определяющих политику в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, устанавливающих для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных, локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений, а также во исполнение требований главы 14 Трудового кодекса РФ, в целях определения порядка получения, обработки, хранения, защиты персональных данных, обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Оператор.

1.3. Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, разглашение которой влечет за собой привлечение к ответственности в соответствии с законодательством РФ.

1.4. Основные понятия, используемые в Политике:
персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:

сбор;
запись;
систематизацию;
накопление;
хранение;
уточнение (обновление, изменение);
извлечение;
использование;
передачу (распространение, предоставление, доступ);
обезличивание;
блокирование;
удаление;
уничтожение;

автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление (передача, доступ) персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

использование персональных данных – действия с персональными данными в целях принятия решений или совершения иных действий,порождающих юридические последствия в отношении субъектов персональных данных либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информационная система персональных данных– совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

субъект персональных данных – физическое лицо, чьи персональные данные обрабатываются Оператором;

конфиденциальность персональных данных – обязанность не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

1.5. Основные права и обязанности Оператора.

1.5.1. Оператор имеет право:

1) самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (далее – «Закон о персональных данных»), и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;

2) поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных;

3) в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных;

4) осуществлять иные права, предусмотренные действующим законодательством и настоящей Политикой.

1.5.2. Оператор обязан:

1) организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

2) разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные и (или) дать согласие на их обработку,если в соответствии с федеральным законом предоставление персональных данных и (или) получение Оператором согласия на обработку персональных данных являются обязательными;

3) отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

4) немедленно прекратить по требованию субъекта персональных данных обработку его персональных данных, указанную в пп. (3) п. 1.6.1 настоящей Политики;

5) сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)) по запросу этого органа необходимую информацию в течение 10 рабочих дней с даты получения такого запроса. Данный срок может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней. Для этого Оператору необходимо направить в Роскомнадзор мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации;

6) в порядке, определенном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности, обеспечивать взаимодействие с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы РФ, включая информирование его о компьютерных инцидентах, которые повлекли неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) персональных данных;

7) в случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, Оператор обязан с момента выявления такого инцидента Оператором, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или иным заинтересованным лицом уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных:

в течение 24-х часов о произошедшем инциденте, о предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, и предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, о принятых мерах по устранению последствий соответствующего инцидента, а также предоставить сведения о лице, уполномоченном Оператором на взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, по вопросам, связанным с выявленным инцидентом;
в течение 72-х часов о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента, а также предоставить сведения о лицах, действия которых стали причиной выявленного инцидента (при наличии).

1.6. Основные права и обязанности субъекта персональных данных.

1.6.1. Субъект персональных данных имеет право:

1) получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, перечисленную в п. 7.3 настоящей Политики, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;

2) требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

3) дать предварительное согласие на обработку персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи;

4) обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его персональных данных;

5) осуществлять иные права, предусмотренные действующим законодательством и настоящей Политикой.

1.6.2. Субъект персональных данных обязан:

1) предоставлять Оператору достоверные сведения о себе;

2) сообщать Оператору об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных.

1.7. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.

1.8. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов Общества в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящей Политикой.

1.9. Во исполнение требований действующего законодательства о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на сайте Оператора.

2. Цели, способы, сроки обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

2.2. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.

2.3. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:

1) Ведение кадрового и бухгалтерского учета

Категории обрабатываемых персональных данных:персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных:фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; семейное положение; доходы; пол; адрес электронной почты; адрес места жительства; адрес регистрации; номер телефона; СНИЛС; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; данные документа, содержащиеся в свидетельстве о рождении; номер расчетного счета; номер лицевого счета; профессия; должность; сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации); отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете; сведения об образовании; а также: состав семьи, знание иностранных языков, дата регистрации по месту жительства.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники, родственники работников, уволенные работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Трудовой кодекс РФ.

Перечень действий, совершаемых Оператором с персональными данными: сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передача (предоставление, доступ); блокирование; удаление; уничтожение.

Способы обработки: смешанная; с передачей по внутренней сети юридического лица; с передачей по сети Интернет.

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

2) Обеспечение соблюдения трудового законодательства РФ

Категории обрабатываемых персональных данных:персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; семейное положение; доходы; пол; адрес электронной почты; адрес места жительства; адрес регистрации; номер телефона; СНИЛС; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; данные документа, содержащиеся в свидетельстве о рождении; номер расчетного счета; номер лицевого счета; профессия; должность; сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации); отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете; сведения об образовании; а также: состав семьи.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники,родственники работников,уволенные работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Трудовой кодекс РФ.

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

3) Обеспечение соблюдения налогового законодательства РФ

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; семейное положение; доходы; пол; адрес места жительства; адрес регистрации; СНИЛС; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; профессия; должность.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники; контрагенты-физические лица.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Налоговый кодекс РФ.

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

4) Обеспечение соблюдения пенсионного законодательства РФ

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; доходы; пол; номер телефона; СНИЛС; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; профессия; должность; сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации); сведения об образовании.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники, контрагенты-физические лица.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об обязательном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», Федеральный закон от 15.12.2002 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

5) Подготовка, заключение и исполнение гражданско-правового договора

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; пол; адрес электронной почты; адрес места жительства; адрес регистрации; номер телефона; СНИЛС; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; реквизиты водительского удостоверения, государственный регистрационный номер, марка, модель транспортного средства, данные паспорта транспортного средства, данные свидетельства о регистрации транспортного средства, номер расчетного счета; номер лицевого счета.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники, контрагенты-физические лица, представители контрагентов, представители Оператора, участники (учредители) Оператора.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Гражданский кодекс РФ, договоры, заключаемые с контрагентами.

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

6) Подбор персонала (соискателей) на вакантные должности Оператора

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; семейное положение; пол; адрес электронной почты; адрес места жительства; адрес регистрации; номер телефона; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; сведения о трудовой деятельности (в том числе стаж работы, данные о трудовой занятости на текущее время с указанием наименования и расчетного счета организации); отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете; сведения об образовании; а также: водительский стаж и категория, владение иностранными языками, владение компьютером, участие в коммерческих организациях, в органах управления юридических лиц, наличие статуса индивидуального предпринимателя, фото изображение лица,иные персональные данные, которые соискатель пожелает предоставить.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: соискатели, рекомендатели.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Перечень действий, совершаемых Оператором с персональными данными: сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; блокирование; удаление; уничтожение.

Способы хранения: на электронных носителях.

7) Обеспечение требований законодательства об обществах с ограниченной ответственностью

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; пол; адрес электронной почты; адрес места жительства; адрес регистрации; номер телефона; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; номер расчетного счета; номер лицевого счета.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: участники (учредители) Оператора.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Устав Оператора.

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

8) Обеспечение пропускного режима на территорию Оператора

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; государственный регистрационный номер, марка, модель транспортного средства, фото-видео изображение лица; место работы.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Способы хранения: на электронных носителях.

9) Обеспечение требований законодательства о лицензировании фармацевтической деятельности

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; пол; адрес места жительства; адрес регистрации; СНИЛС; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность; должность; сведения об образовании; данные о сертификате специалиста или о прохождении аккредитации специалиста, сведения о результатах сдачи экзамена для получения допуска к осуществлению фармацевтической деятельности на должностях специалистов со средним фармацевтическим образованием; сведения о членстве в профессиональных некоммерческих организациях, указанных в статье 76 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (при наличии), дата регистрации.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», Постановление Правительства РФ от 31.03.2022 №547 «Об утверждении Положения о лицензировании фармацевтической деятельности», Постановление Правительства РФ от 09.02.2022 № 140 «О единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения».

Способы хранения: на электронных носителях.

10) Приобретение работнику, направляемому в командировку, авиа, ж/д билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, приглашений на въезд в иностранные государства.

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Перечень действий, совершаемых Оператором с персональными данными:сбор; запись; систематизация; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передача (предоставление, доступ); блокирование; удаление; уничтожение.

Способы хранения: на электронных носителях.

11) Размещение в корпоративной электронной почте Оператора

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты; номер телефона; должность; место работы, фото изображение лица.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: Работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Способы хранения: на электронных носителях.

12) Изготовление визитных карточек

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; адрес электронной почты; номер телефона; должность; место работы.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Способы хранения: на электронных носителях.

13) Добровольное медицинское страхование

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; пол; адрес электронной почты; адрес регистрации; номер телефона; СНИЛС; место работы, должность.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

14) Обеспечение соблюдения законодательства о связи

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; данные документа, удостоверяющего личность.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», Постановление Правительства РФ от 31.12.2021 № 2607 «Об утверждении Правил оказания телематических услуг связи», Постановление Правительства РФ от 30.12.2024 № 1994 «Об утверждении Правил оказания услуг телефонной связи и перечня организаций, имеющих право осуществлять подтверждение сведений об абоненте - физическом лице».

Способы хранения: на электронных носителях.

15) Обеспечение соблюдения законодательства РФ о противодействии легализации финансированию терроризма

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; адрес места жительства; адрес регистрации; ИНН; гражданство; данные документа, удостоверяющего личность.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: бенефициарные владельцы Оператора.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Оператора функций, полномочий и обязанностей: Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

16) Оформление доверенностей.

Категории обрабатываемых персональных данных: персональные данные.

Перечень обрабатываемых персональных данных: фамилия, имя, отчество; год рождения; месяц рождения; дата рождения; пол; адрес регистрации; данные документа, удостоверяющего личность.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: работники,представители Оператора.

Правовое основание обработки персональных данных:

обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

Способы хранения: на электронных носителях, на бумажных носителях.

2.4. Сроки обработки и хранения Оператором персональных данных по каждой цели, перечисленной в п. 2.3 настоящей Политики:

до достижения цели обработки персональных данных;
до истечения сроков хранения документов;
до истечения срока действия согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных;
до момента отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных;
до выявления факта неправомерной обработки персональных данных;
до момента обращения субъекта персональных данных к Оператору с требованием о прекращении обработки персональных данных;
до момента прекращения деятельность Оператора вследствие ликвидации или реорганизации.

2.5. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований предусмотрен разделом 8 настоящей Политики.

2.6. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

2.7. Оператор до начала осуществления деятельности по трансграничной передаче персональных данных обязуется уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять трансграничную передачу персональных данных.

3. Порядок и условия обработки персональных данных

3.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

3.2. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных и принявшие на себя обязательство о неразглашении персональных данных.

3.3. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляются Оператором посредством:

получения оригиналов документов либо их копий;
внесения сведений в учетные формы на бумажных и электронных носителях;
создания документов, содержащих персональные данные, на бумажных и электронных носителях;
внесения персональных данных в информационные системы персональных данных.

3.4. В Обществе используются следующие информационные системы персональных данных:

3.4.1. корпоративная электронная почта;

3.4.2. 1С: зарплата и управление персоналом.

3.5. Обработка персональных данных осуществляется Оператором с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено действующим законодательством.

3.6. Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются Оператором.

3.7. Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных, Оператор, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством, до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию:

1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес Оператора или его представителя;

2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

3) перечень персональных данных;

4) предполагаемые пользователи персональных данных;

5) установленные Законом о персональных данных права субъекта персональных данных;

6) источник получения персональных данных.

3.8. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью. Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование и адрес Оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

3.9. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

3.10. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

3.11. При передаче персональных данных работника Оператор соблюдает следующие требования:

не сообщает персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
не сообщает персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупреждает лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами;
осуществляет передачу персональных данных работника в пределах организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник ознакомлен под подпись;
разрешает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица имеют право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
не запрашивает информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
передает персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, и ограничивает эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

3.12. Передача персональных данных работников в структурные подразделения Оператора, осуществляется только на основании письменного запроса на имя Руководителя отдела персонала с обязательным указанием:

состава запрашиваемой информации;
целей ее получения и использования.

3.13. Работник Оператора получает доступ к персональным данным других работников Оператора после ознакомления и изучения требований настоящей Политики и иных локальных нормативных актов Оператора по защите персональных данных работников в части, его касающейся. Передача персональных данных работников в пределах организации Оператора осуществляется по корпоративной электронной почте или на бумажном носителе.

Передача персональных данных через иностранные мессенджеры (WhatsApp, Viber, Telegram, проч.) категорически запрещена.

3.14. Передача персональных данных органам государственной власти допускается в отсутствие согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных в порядке и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

3.15. Оператор принимает следующие меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных:

1) назначает ответственное лицо за организацию обработки персональных данных;

2) издает документы, определяющие политику Оператора в отношении обработки персональных данных, вопросы обработки персональных данных, определяющие для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований, а также устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;

3) принимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных, в частности: определяет типы угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, устанавливает соответствующий этому типу уровень защищенности персональных данных;

4) обеспечивает на сайте Оператора неограниченный доступ к настоящей Политике, в т.ч. к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;

5) осуществляет меры по обеспечению безопасности персональных данных, предусмотренные п. 3.16 настоящей Политики;

6) осуществляет внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных Закону о персональных данных и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, настоящей Политике, иным локальным актам Оператора, оформляя акт проведения внутренних контрольных мероприятий по итогам календарного года (за подписью лица, ответственного за организацию обработки персональных данных у Оператора);

7) обеспечивает ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства РФ о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, настоящей Политикой, иными локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников;

8) при необходимости принимает иные меры, предусмотренные действующим законодательством и локальными нормативными актами Оператора.

3.16. Оператор принимает следующие меры обеспечения безопасности персональных данных:

1) обеспечивает безопасность помещений, в которых размещена информационная система, препятствующую возможности неконтролируемого проникновения или пребывания в этих помещениях лиц, не имеющих права доступа в эти помещения;

2) обеспечивает сохранность носителей персональных данных;

3) определяет перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей;

4) использует средства защиты информации, прошедшие процедуру оценки соответствия требованиям законодательства Российской Федерации в области обеспечения безопасности информации, в случае, когда применение таких средств необходимо для нейтрализации актуальных угроз.

3.17. Для реализации вышеуказанных мер Оператор использует следующие средства обеспечения безопасности:

антивирусные средства защиты информации;
идентификация и проверка подлинности пользователя при входе в информационную систему по паролю условно-постоянного действия длиной не менее шести буквенно-цифровых символов;
наличие средств восстановления системы защиты персональных данных;
иные средства.

3.18. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся за пределами территории Российской Федерации, Оператором не допускаются, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.

3.19. Доступ к персональным данным субъектов персональных данных предоставляется следующим работникам Оператора:

Генеральный директор, Директор по персоналу, Главный бухгалтер, Начальник службы безопасности – ко всем персональным данным, обрабатываемым Оператором;
руководители структурных подразделений – к персональным данным подчиненных им работников, а также к отдельным персональным данным субъектов персональных данных в соответствии со своими функциональными обязанностями;
иные работники Оператора – к отдельным персональным данным субъектов персональных данных в соответствии со своими функциональными обязанностями.

Доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, указанной в п. 3.4.1 настоящей Политики, предоставляется работникам Оператора в виде доступа к корпоративным почтовым ящикам, правами на работу с которыми наделен работник.

Доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, указанной в п. 3.4.2 настоящей Политики, предоставляется на основании приказа уполномоченного лица Оператора.

3.20. Оператор предоставляет лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных, следующие сведения:

1) наименование, адрес Оператора;

2) цель обработки персональных данных;

3) описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Закона о персональных данных, в том числе сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;

4) фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты;

5) дата начала обработки персональных данных;

6) срок или условие прекращения обработки персональных данных;

7) сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;

8) сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации;

9) сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации.

4. Порядок хранения и использования персональных данных

4.1. Персональные данные хранятся на материальных носителях (бумажных, электронных), в информационных системах персональных данных Оператора.

4.2. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных все операции по обработке, в т.ч. хранению персональных данных должны выполняться только работниками Оператора, осуществляющими указанную работу в соответствии со своими служебными обязанностями.

4.3. Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или неправомерное использование.

4.4. Хранение персональных данных должно осуществляться следующим образом:

документы, содержащие персональные данные, на бумажных или съемных электронных носителях хранятся в порядке, установленном п. 5.7 настоящей Политики;
хранение персональных данных в информационных системах персональных данных осуществляется с использованием средств защиты от несанкционированного доступа;
хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
персональные данные хранятся в отделах (подразделениях) Оператора, которые отвечают за взаимодействие с соответствующими субъектами персональных данных.

4.5. Работники, имеющие доступ к персональным данным в связи с исполнением трудовых обязанностей, обеспечивают хранение информации, содержащей персональные данные, исключающее доступ к ним третьих лиц, в т.ч. работников, не имеющих доступа к определенной категории персональных данных.

4.6. При работе с электронными документами, содержащими персональные данные,в информационных системах персональных данных, работники Оператора обязаны блокировать экран компьютера (ноутбука) при покидании рабочего места.

4.7. Копировать и делать выписки персональных данных разрешается исключительно в служебных целях с учетом положений п. 3.19 настоящей Политики.

4.8. Запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных п. 4.9 настоящей Политики.

4.9. Решение, порождающее юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающее его права и законные интересы, может быть принято на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных или в случаях, предусмотренных федеральными законами, устанавливающими также меры по обеспечению соблюдения прав и законных интересов субъекта персональных данных.

4.10. Оператор обязан разъяснить субъекту персональных данных порядок принятия решения на основании исключительно автоматизированной обработки его персональных данных и возможные юридические последствия такого решения, предоставить возможность заявить возражение против такого решения, а также разъяснить порядок защиты субъектом персональных данных своих прав и законных интересов.

5.Особенности и правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

5.1. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее – материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

5.2. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

5.3. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе работники Оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с Оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется Оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами Оператора.

5.4. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее – типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

1) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес Оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных;

2) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, – при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

3) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

4) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

5.5. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится Оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

1) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом Оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится Оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

2) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

3) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится Оператор.

5.6. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, Оператор принимает меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

1) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

2) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

5.7. Хранение материальных носителей осуществляется в запираемых шкафах, ящиках или сейфах. Доступ к материальным носителям предоставляется работникам в соответствии с п. 3.19 настоящей Политики.

При работе с документами,содержащими персональные данные, на бумажных или съемных электронных носителях, работникам Оператора запрещается оставлять их на рабочем месте или оставлять шкафы (ящики, сейфы) с данными материальными носителями открытыми (незапертыми) в случае выхода из рабочего помещения.В конце рабочего дня все документы, содержащие персональные данные, на бумажных или съемных электронных носителях,должны быть убраны в запирающиеся шкафы (ящики, сейфы).

5.8. Оператор обеспечивает раздельное хранение различных категорий персональных данных (работники, соискатели и т.д.), в том числе несовместимых между собой по целям обработки.

5.9. Оператор принимает следующие меры, необходимые для обеспечения сохранности персональных данных и исключающих несанкционированный к ним доступ:

хранение материальных носителей в запираемых местах согласно п. 5.7 настоящей Политики;
ограничение доступа к материальным носителям согласно п. 5.7, 3.19 настоящей Политики;
обеспечение раздельного хранения различных категорий персональных данных согласно п. 5.8 настоящей Политики.

5.10. Хранение документов, содержащих персональные данные работников, осуществляется в течение сроков и согласно перечню, установленным действующим законодательством.

5.11. Лицом, ответственным за реализацию мер, установленных в п. 5.9 настоящей Политики, является лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных Оператора.

5.12. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

5.13. Правила, предусмотренные пунктами 5.6 и 5.11 настоящей Политики, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

5.14. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, – путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

6. Процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, устранение последствий таких нарушений

6.1. Оператор устанавливает следующие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных:

1) Осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных.

2) Оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных.

3) Ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с законодательством Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных и настоящей Политикой.

4) Ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

5) Осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

6) Недопущение обработки персональных данных, несовместимых с целями сбора персональных данных.

7) Недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

8) Обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.

6.2. Оператор устанавливает следующие процедуры, направленные на устранение последствий нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных:

1) прекращение Оператором неправомерной обработки персональных данных или обеспечение прекращения неправомерной обработки персональных данных лицом, действующим по поручению Оператора, в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Оператором или лицом, действующим по поручению Оператора;

2) в случае если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно – уничтожение таких персональных данных или обеспечение их уничтожения лицом, действующим по поручению Оператора, в срок, предусмотренный действующим законодательством и настоящей Политикой;

3) уведомление субъекта персональных данных или его представителя об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных, а в случае, если обращение субъекта персональных данных или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанного органа;

4) в случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение установленного срока, Оператор осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами;

5) уведомление субъекта персональных данных о факте уничтожения персональных данных и, в случае если уничтожение произведено по запросу уполномоченного органа, –указанного органа, после уничтожения персональных данных;

6) восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;

7) уведомление Роскомнадзора в случае установления Оператором, уполномоченным органом или иным заинтересованным лицом факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, в порядке и сроки, предусмотренные действующим законодательством и настоящей Политикой.

7. Актуализация, исправление персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

7.1. При обработке персональных данных Оператор обеспечивает точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор принимает необходимые меры по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

7.2. Оператор обязан по запросу сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя в порядке, предусмотренном настоящим разделом Политики.

7.3. Оператор обязан предоставить субъекту персональных данных или его представителю в течение 10 рабочих дней с момента обращения либо получения Оператором запроса субъекта персональных данных или его представителя следующие сведения:

1) подтверждение факта обработки персональных данных Оператором;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) цели и применяемые Оператором способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения Оператора, сведения о лицах (за исключением работников Оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Оператором или на основании федерального закона;

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Законом о персональных данных;

8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

10) информацию о способах исполнения Оператором обязанностей, установленных статьей 18.1 Закона о персональных данных;

11) иные сведения, предусмотренные Законом о персональных данных или другими федеральными законами.

7.4. Запрос субъекта персональных данных или его представителя, предусмотренный п.7.3 настоящей Политики, должен содержать следующие сведения:

номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

7.5. Срок предоставления информации, указанный в п. 7.3 настоящей Политики, может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней. Для этого Оператору следует направить субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

7.6. Оператор предоставляет сведения, указанные в п. 7.3 настоящей Политики, субъекту персональных данных по его просьбе или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.

7.7. Оператор обязан предоставить безвозмездно субъекту персональных данных или его представителю возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к этому субъекту персональных данных.

В срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, Оператор обязан внести в них необходимые изменения.

В срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, Оператор обязан уничтожить такие персональные данные.

Оператор обязан уведомить субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.

7.8. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами. В случае отказа в предоставлении информации о наличии персональных данных о соответствующем субъекте персональных данных или персональных данных субъекту персональных данных или его представителю при их обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя Оператор обязан дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий 10-ти рабочих дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя либо с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней в случае направления Оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

7.9. В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

7.10. Субъект персональных данных вправе требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

7.11. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по запросу субъекта персональных данных или его представителя, либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных,Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки.

В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

7.12. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные либо обеспечить их уточнение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в течение 7 рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных.

8. Прекращение обработки персональных данных

8.1. Оператор прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:

если выявлен факт неправомерной обработки персональных данных;
если цели обработки персональных данных достигнуты;
если истек срок действия согласия на обработку персональных данных;
если субъект персональных данных отозвал согласие на обработку персональных данных;
если субъект персональных данных обратился к оператору с требованием о прекращении обработки персональных данных.

8.2. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Оператором, Оператор в срок, не превышающий 3-х рабочих дней с даты этого выявления, обязан прекратить неправомерную обработку персональных данных. В случае, если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Оператор в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, обязан уничтожить такие персональные данные.

Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Оператор обязан уведомить субъекта персональных данных или его представителя, а в случае, если обращение субъекта персональных данных или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

8.3. В случае достижения цели обработки персональных данных Оператор обязан прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий 30-ти дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных либо если Оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или другими федеральными законами.

8.4. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Оператор обязан прекратить их обработку и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные в срок, не превышающий 30-ти дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных либо если Оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или другими федеральными законами.

8.5. В случае обращения субъекта персональных данных к Оператору с требованием о прекращении обработки персональных данных Оператор обязан в срок, не превышающий 10-ти рабочих дней с даты получения Оператором соответствующего требования, прекратить их обработку, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней в случае направления Оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

8.6. Сведения о субъекте персональных данных должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных Оператора по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

8.7. Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, должна быть прекращена в любое время по требованию субъекта персональных данных. Действие согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, прекращается с момента поступления Оператору такого требования.

9. Удаление, уничтожение персональных данных

9.1. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

9.2. Уничтожение персональных данных осуществляется лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных.

9.3. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных,производит отбор персональных данных, подлежащих уничтожению, с указанием оснований для уничтожения,по мере необходимости, в том числе незамедлительно при поступлении информации от субъектов персональных данных (их представителей), уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (случаи неправомерной обработки, отзыв согласия на обработку и т.п.).

9.4. Уничтожение персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

9.5. Уничтожение носителей, содержащих персональные данные, осуществляется в следующем порядке:

9.5.1. Уничтожение персональных данных, содержащихся на бумажных носителях, осуществляется путем сжигания или измельчения в бумагорезательной машине на мелкие части, исключающие возможность последующего восстановления информации.

9.5.2. Уничтожение персональных данных, содержащихся на машиночитаемых носителях, осуществляется путем нанесения им неустранимого физического повреждения, исключающего возможность их использования, а также восстановления данных. Вышеуказанное достигается путем деформирования, нарушения единой целостности носителя или его сжигания.

9.5.3. Подлежащие уничтожению файлы с персональными данными, расположенные на жестком диске персонального компьютера, удаляются средствами операционной системы компьютера с последующим очищением «Корзины».

9.5.4. В случае допустимости повторного использования носителя CD-RW, DVD-RW, USB-накопителя применяется программное удаление содержимого диска путем его форматирования с последующей записью новой информации на данный носитель.

9.6. В зависимости от метода обработки персональных данных подтверждение факта уничтожения персональных данных осуществляется следующими способами:

если персональные данные обрабатывались Оператором без использования средств автоматизации, документом, подтверждающим уничтожение персональных данных, является акт об уничтожении персональных данных;
если персональные данные обрабатывались Оператором с использованием средств автоматизации, документами, подтверждающими уничтожение персональных данных, являются акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных;
если персональные данные обрабатывались Оператором одновременно с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации, документами, подтверждающими уничтожение персональных данных, являются акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала регистрации событий.

9.7. Акт об уничтожении персональных данных должен содержать:

1) наименование и адрес Оператора;

2) наименование (юридического лица) или фамилию, имя, отчество (при наличии) (физического лица), адрес лиц, осуществляющих обработку персональных данных по поручению Оператора (если обработка была поручена таким лицам);

3) фамилию, имя, отчество (при наличии) субъектов или иную информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, чьи персональные данные были уничтожены;

4) фамилию, имя, отчество (при наличии), должность лица, уничтожившего персональные данные субъекта персональных данных, а также его подпись;

5) перечень категорий уничтоженных персональных данных;

6) наименование уничтоженных материальных носителей, содержащих персональные данные, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя (в случае обработки персональных данных без использования средств автоматизации);

7) наименование информационных систем персональных данных, из которых были уничтожены персональные данные (в случае обработки персональных данных с использованием средств автоматизации);

8) способ уничтожения персональных данных;

9) причину уничтожения персональных данных;

10) дату уничтожения персональных данных.

9.8. Выгрузка из журнала должна содержать:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии) субъектов или иную информацию, относящуюся к определенным физическим лицам, чьи персональные данные были уничтожены;

2) перечень категорий уничтоженных персональных данных;

3) наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные;

4) причину уничтожения персональных данных;

5) дату уничтожения персональных данных.

9.9. Если выгрузка из журнала не позволяет указать отдельные сведения, предусмотренные п. 9.8 настоящей Политики, недостающие сведения вносятся в акт об уничтожении персональных данных.

9.10. Акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала подлежат хранению в течение 3 лет с момента уничтожения персональных данных.

10. Политика обработки cookie-файлов

10.1.Использование файлов cookie

Файл cookie – это небольшой файл, который запрашивает разрешение на размещение на жестком диске компьютера пользователя. После получения согласия пользователя файл сохраняется в браузере компьютера пользователя. Файлы cookie позволяют веб-приложениям реагировать на пользователя как на личность. Веб-приложение может подстраивать свои операции под потребности пользователя, симпатии и антипатии, собирая и запоминая информацию о его предпочтениях.

10.2. Оператор использует следующие категории файлов cookie:

Эксплуатационные файлы cookie: эти файлы cookie собирают информацию о том, как пользователь использует веб-сайт Оператора, и используются для улучшения работы веб-сайта Оператора. Это может включать файлы cookie журнала трафика для определения используемых страниц. Это помогает Оператору анализировать данные о трафике веб-страниц и улучшать веб-сайт Оператора, чтобы адаптировать его к потребностям клиентов. Оператор использует эту информацию только в аналитических целях, чтобы оптимизировать свой веб-сайт и сделать его более удобным для пользователя. Эксплуатационные файлы cookie не собирают информацию, которая идентифицирует личность пользователя, и единственная собранная информация является агрегированной и, следовательно, анонимной, и после использования данные удаляются из системы.
Функциональные файлы cookie: эти файлы cookie позволяют веб-сайту Оператора запоминать сделанный пользователем выбор и предоставлять улучшенные, более персонализированные функции (например, географическое местоположение пользователя). Информация, которую собирают эти файлы cookie, может быть анонимной, не идентифицирует личность пользователя и не может отслеживать пользовательскую активность просмотра на других веб-сайтах.

10.3. Список файлов cookie, используемых Оператором:

Функция

Срок хранения

cookiesDirective

Используется для регистрации принятия файлов cookie и подавления сообщения после принятия использования файлов cookie.

1 год

Яндекс.Метрика

Яндекс Метрика использует файлы cookie для сбора и анализа данных о посещаемости сайта, отслеживания действий пользователей и улучшения пользовательского опыта. Эти файлы cookie содержат анонимные идентификаторы браузеров и другую информацию, которая не позволяет идентифицировать личность пользователя, но помогает Метрике собирать статистику и анализировать поведение посетителей

_ym_uid: Основной файл cookie, содержащий анонимный идентификатор пользователя (ClientID).

_ym_visorc_XXXXXXXX: Используется для работы Вебвизора, позволяющего воспроизводить сессии пользователей.

_ym_isad: Определяет, включен ли у пользователя блокировщик рекламы.

_ym_d: Содержит дату первого посещения сайта.

10.4. Блокировка или удаление файлов cookie.

Пользователь вправе принять или отклонить файлы cookie. Большинство веб-браузеров автоматически принимают файлы cookie, но пользователь, как правило, вправе изменить настройки браузера, чтобы отклонять файлы cookie.

Пользователь может изменить настройки своего интернет-браузера, чтобы увидеть, какие имеются файлы cookie и удалить их по отдельности, принять все файлы cookie, уведомить пользователя об установке файла cookie или не получать файлы cookie в любое время. Пользователь вправе посетить меню «опции» или «предпочтения» в браузере своего устройства, чтобы изменить настройки, и проверить ссылки для получения более подробной информации о браузере.

10.5. Управление файлами cookie.

Файлы cookie – это небольшой текст, который может использоваться веб-сайтами для повышения эффективности работы пользователя. Действующее законодательство допускает хранение файлов cookie на устройстве пользователя, если они строго необходимы для работы сайта Оператора. Для всех других типов файлов cookie необходимо разрешение пользователя. Сайт Оператора использует различные типы файлов cookie. Некоторые файлы cookie размещаются сторонними службами, которые отображаются на веб-страницах Оператора.

11. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку персональных данных

11.1. Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации иными федеральными законами. Кроме того, они привлекаются к административной, гражданско-правовой или уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

11.2. Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, а также несоблюдения требований к их защите, установленных Законом о персональных данных, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.

К настоящей Политике имеются следующие приложения:

1) Приложение № 1: ФОРМА обязательства о неразглашении персональных данных.

2) Приложение № 2: ФОРМА согласия на обработку персональных данных.

3) Приложение № 3: ФОРМА согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

4) Приложение № 4: ФОРМА разъяснения субъекту персональных данных юридических последствий отказа представить свои персональные данные и (или) дать согласие на их обработку.

5) Приложение № 5: План внутренних контрольных мероприятий соответствия обработки персональных данных в ООО «Торговый дом БФ» требованиям законодательства к защите персональных данных, Политике в отношении обработки персональных данных и иным локальным актам ООО «Торговый дом БФ».